人民法院档案卷宗不仅是法院审判工作、各项诉讼活动的真实记录，也是广大群众维护自身合法权益的重要凭证。为贯彻落实法院信息化建设要求，实现诉讼档案电子化查询、数字化管理，以信息化促进司法公开公正、节约诉讼资源、方便群众诉讼，伍家岗区人民法院于2016年开始，全面启动诉讼档案数字化工作。截至目前，已对2011年至2020年3万多册220万幅面数的档案进行数字化加工扫描，并经过多轮整改验收，亟待全面投入运用。
多措并举
力促档案数字化工作顺利开展
一是优化专业人员配备。
不断加大档案管理工作的人财物投入力度，除安排2名院内工作人员担任专职档案管理员、审核员外，采取公开招标、服务外包模式，由具备《涉密档案数字化加工》乙级资质的专业公司派遣2名专业人员对档案开展扫描、校正、整理、归档等信息化工作。
二是完善案件信息核对。
由于少部分案件诉讼代理人信息缺失或不全，将影响自助阅卷。区法院在档案数字加工成果的基础上，对2014年至2019的案件共计6万多条涉及当事人及其代理人的信息进行了核实并补充完整。同时，对其他单位在查（借）阅电子档案及档案员在利用档案时发现的问题及时予以整改，解决遗留问题。
三是严把数字化加工安全。
明确数字化场所，数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理、依托市中院的档案系统、数据服务器和磁盘阵列，保障电子档案信息存储安全和数据快速运行。规划扫描区域，安装视频监控，扫描电脑通过技术手段封闭所有不必要的信息输出装置和端口，禁止使用聊天工具及共享文件功能，保障涉密信息安全。
四是完善档案管理制度。
依据《人民法院诉讼档案管理办法》《人民法院诉讼卷宗材料排列顺序（试行）》《湖北省纸质档案数字化操作规程》等规范性文件，结合区法院档案卷宗归档，制作《案件卷宗检查、扫描、归档流程》《案件卷宗材料增删流程》等操作说明，保障各环节相互配合、协同操作，以流水线方式完成电子档案的质量关，有效杜绝档案篡改的行为。
初见成效
提高司法效率
区法院档案室每月接待档案查询人数达100人次。2016年区法院全面建立电子档案以来，在诉讼服务大厅启用自助阅卷机，当事人及诉讼代理人可以直接在区法院诉讼服务中心电子档案查询电脑上输入案号、当事人姓名即可查询和打印档案材料，既方便又快捷。同时将档案管理人员从过去繁重、重复、缓慢的查找、搬运纸质档案中解脱出来，变成快捷、迅速的为当事人寻找到所要的档案。除此之外还能实现档案的网上浏览、远程查（借）阅、网上评查等功能。
目前，电子档案的应用已覆盖到区法院日常工作的方方面面，当电子诉讼档案能够满足工作需要时，一般不再提供纸质原件。该举措极大地方便了人民群众、服务了审判执行、促进了司法公开,成为提高司法效率的重要推手。
任重道远
不断推进档案数字化更加完善
随着信息化建设的不断推进，档案管理尤其是档案数字化工作仍有一些问题亟待逐步解决。一方面，法院审判（执行）办案系统不支持系统之外的音视频文件上传，但在实际办案中，案件承办人外出执法全程录音录像，诉讼当事人提交的音视频文件都通过刻录光盘，存于纸质卷宗证物袋内，长此以往，许多重要的资料无法正常读取，因此急需建立声像档案数字化系统。另一方面，对于2011年以前的档案数字化工作到目前仍未开始，区法院也正在积极争取尽早启动，确保早日全面建成本院电子档案库。(伍家岗区法院)